Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, informa del proyecto que está llevando a cabo con Jardiland, la empresa líder francesa en productos de jardinería y para mascotas, para automatizar su ciclo de compra. Esker está automatizando la gestión de más de 24.000 facturas anuales de proveedores, y otras tantas solicitudes internas de compra. De este modo, Jardiland está obteniendo un retorno de inversión perfectamente tangible en términos de ahorros de tiempo y de mejora de su productividad, al tiempo que está optimizando su ciclo de compra y sus períodos de cierre en contabilidad.
Jardiland viene automatizando sus envíos de facturas a clientes con Esker desde 2007, y después de una reorganización interna en 2014, decidió automatizar también sus pagos a proveedores, que suponen 2.000 facturas al mes de 80 firmas, así como de las correspondientes solicitudes internas de compra.
Entre los beneficios que ya ha obtenido Jardiland automatizando su proceso, cabe destacar:
Proceso de facturas cinco veces más rápido, cuando antes requerían 10 procesos manuales para cada factura, lo que les llevaba en torno a 12 minutos por cada una.
Mayor visibilidad de sus propios pedidos, a fin de mejorar sus procesos de solicitud de gasto y llevar un seguimiento del estado de sus cuentas.
Agilización de sus cierres contables, que de 10 días hábiles han pasado a suponer tan solo tres.
Una sencilla base de datos con información para los diferentes proveedores de productos y servicios, así como sus departamentos contables.
“Después de haber consultado a ocho diferentes suministradores de soluciones, elegimos Esker porque ofrecían una de las pocas en el mercado capaces de conciliar las facturas de proveedores con las solicitudes de compra, integrándolas perfectamente en nuestro sistema de gestión SAP”, señala Ann Favier, directora financiera de Jardiland. “Estamos además impresionados con el tiempo y coste de implementación, la ergonomía de la solución y la facilidad de uso tanto para nuestros proveedores como para nuestro equipo de contabilidad”, añade.
La implementación de la solución se realizó en dos fases: una primera, ya operativa, que incluye los procesos de escaneo, proceso, validación, pagos a través de SAP y retroalimentación de los datos dentro de la solución de Esker; la segunda consistirá en permitir el proceso de facturas de proveedor con número de pedido (PO), de manera que sea posible conciliar automáticamente pedidos y facturas para su proceso y pago.
“A través de la metodología Agile que aplican, los profesionales de Esker demuestran un excelente entendimiento de las cuestiones relacionadas con la contabilidad”, subraya Favier. “La primera fase de la implementación se completó en los dos meses previstos. Inmediatamente después de su puesta en marcha, nuestros usuarios estaban encantados con las mejoras en productividad y la posibilidad de estimar presupuestos. En apenas dos días, ya fuimos capaces de poner al día 500 facturas”.